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关于报送每周主要会议(活动)有关注意事项的通知

发表日期:2017年11月16日        文章出处:办公室           点击:

各系部、处室:

根据学院统一要求,进一步加强会议安排的统筹协调,便于广大师生阅知,提高工作效率,请各部门每周报送主要会议(活动)安排情况,现将有关事项进一步重申明确如下:

一、报送会议的界定范围

1.报送会议的主要包括:由部门牵头承办的全院性会议;涉及跨部门的有一定规模的会议;学院专题会议;有院级领导参加的其他重要会议或活动。其中,部门会议、临时性小范围会议不在其列。

2.根据八项规定要求,请尽量精简各类会议数量,控制会议规模,缩短会议时间。每周四为“无会日”,原则上不安排学院会议。

二、接受报送的起止时间

1.周五至周一上午10:30,牵头部门经请示院领导同意后,在规定时间内主动填报《每周学院主要会议(活动)报送表》发送至办公室邮箱ahjdbgs@126.com。联系电话:秘书科5975086。

2.为确保每周一及时发布当周主要会议(活动)汇报信息,请各部门按时间要求报送,因故延迟报送会议信息会造成不在统计之列。

三、填报的格式及内容

每周学院主要会议(活动)报送表

(请在栏目中填写完整后按规定时间报送)

日期

(星期)

时 间

(时、分)

地 点

会议(活动)

名称

牵头

院领导

参加

人员

承办

部门

请各责任单位具体负责会议通知、会务安排、前期准备等会务工作。

办公室收到各部门报送的会议信息,经统筹协调后制作《学院一周主要会议(活动)安排表》,每周一发布在OA系统及校园网公告栏,以便周知。

四、召开地点的预约登记

1.会议室(报告厅)有关信息

根据《万博体育报告厅和会议室使用管理规定(试行)》(院字〔2015〕27号)的文件要求,314、319、416三个小型会议室使用实行登记备案制,按照先备案,后使用的程序,会前到办公室预约登记。306会议室、一楼和五楼报告厅的使用实行申请制,按照先申请、后使用的程序,填写《万博体育会议室、报告厅使用申请表》,会前安排专人和办公室对接会务等事宜。报告厅供学院重要报告、大型会议、讲座等院级活动使用,一般不另作他用。各系部独立举行的非全校性活动要从严控制使用报告厅,学生活动原则上不得使用。

综合楼会议室情况

序号

会议室

(报告厅)名称

座位数(个)

备注

1

314会议室

38

2

319会议室

38

有投影仪

3

306会议室

60

有投影仪、话筒、电子屏,供校内重大会议(活动)、重要来访接待使用

4

416会议室

35

有投影仪

5

一楼报告厅

360

有投影仪、话筒、电子屏,供大规模的重要会议(活动)

6

五楼报告厅

110

有投影仪、话筒、电子屏,

供大规模的重要会议(活动)

2.会议室调配原则:核算参会人数规模的基础上按照申请的先后顺序为主,确有冲突时须服从办公室的协调调配。

3.306会议室每周一安排党委会、院长办公会、党政班子碰头会,除重要对外公务接待外周一不安排其他会议。

4.席卡登记:使用席卡请提前一天到办公室登记领取;并于会后及时送还办公室。

本通知即日起施行,请遵照执行。

党委(院长)办公室

2017年11月16日

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